Digital tandvård i Halland

”Det blir lugnare, mer förutsägbart och patienterna är bättre förberedda. Jag delar röntgen och foton, pekar och förklarar – och skickar allt skriftligt efteråt. Dessutom är det oftare två föräldrar med, eftersom de kan delta utan att lämna jobbet.”

Sara Waldenström Övertandläkare på tandregleringen i Kungsbacka

Vinster: Frigjord stolstid och bättre arbetsmiljö 

Efter två år har Region Halland uppnått resultat långt över förväntan. Sammantaget har arbetssättet bidragit till en bättre arbetsmiljö, där vissa informationsbesök kan genomföras ostört på distans samtidigt som klinikens fysiska resurser används mer effektivt.

• 90 procent av 1-årssamtalen sker digitalt.

• 30 procent av informationssamtalen inför tandreglering sker digitalt.

• Mediantiden till första kontakt i chatten är 8 minuter, jämfört med målet på under 15 minuter.

• Patientnöjdheten är 4,4 av 5. De flesta lyfter att det är snabbt och smidigt.

• Andelen uteblivanden vid 1-årskontroller har sjunkit från 9 till 5 procent när vårdnadshavare själva väljer tid digitalt.

• Personalen kan ta digitala samtal åt varandra över klinikgränser och koordinatorer får snabbt stöd från tandläkare vid behov.

• Standardfraser, informationsmallar och förberedande formulär ger en mer likvärdig kvalitet och sparar tid.

• Lugnare och mer varierad arbetsmiljö: ostörda informationsbesök på distans.

Spotlight: Folktandvården Nyhem 

Folktandvården Nyhem i Halmstad är ett av de tydligaste exemplen på hur det digitala arbetssättet kan bli en naturlig del av vardagen – och på hur en klinik kan ligga i framkant av omställningen. Nyhem har inte bara anammat de digitala verktygen, utan aktivt format arbetssätt som andra kliniker nu kan lära av. Man arbetar både med patientinitierade flöden, där patienten själv söker via chatt, och med ärenden som kommer in via receptionen. De vanligaste orsakerna till att patienter hör av sig gäller barns tandutveckling, dubbla tänder och olika typer av trauman, situationer där chatt och foton nästan alltid räcker för en första bedömning.  

Receptionen tar emot inkommande ärenden och kan ofta avsluta dem helt digitalt genom att ge information eller rådgivning. När ett besök hos tandläkare ändå behövs finns redan en genomarbetad anamnes och ofta även foton, vilket gör att själva tandläkarbesöket blir mer effektivt och att behandlaren kan fokusera direkt på åtgärden. På kliniken är samarbetet en viktig del av arbetssättet där tandläkare kan hjälpas åt för att göra digitala bedömningar, t.ex. vid trauman. 

Folktandvården Nyhem har också infört digitala formulär inför bettfysiologiska utredningar. Tidigare fylldes dessa i på papper och behövde skannas in i journalen, men nu kan patienten enkelt fylla i uppgifterna digitalt innan besöket och vårdpersonalen kan med ett knapptryck överföra svaren till journalen, vilket sparar administrativ tid och ger ett bättre underlag. Även enklare eruptionskontroller görs digitalt, där tandläkaren bedömer om barnets tänder brutit fram som förväntat utifrån inskickade foton.

Uppsatta QR-koder i behandlingsrum och användning av standardfraser i kommunikation med patienten sänker trösklarna medan utskick av frågeformulär innan och efter besök gör både patient och behandlare förberedda. Samtidigt har verksamheten satt fingret på något väldigt viktigt – det handlar inte bara om en en ny digital verktygslåda utan om ett omställning av vardagen.

”Detta bidrar till ett mer tillgängligt och resurseffektivt arbetssätt där många frågor kan lösas på distans.”

Jamina Vindahl Avdelningschef och tandsköterska

”Våga prova! Verktyget ska vara en del av vår vardag.”

Teamet på Folktandvården Nyhem

Prisade för nytänkande – lärdomar och plan framåt 

Folktandvården Halland har uppmärksammats för en modig digital omställning där arbetssätten blivit en naturlig del av kärnverksamheten. Tydlig verksamhetsförankring, avgränsade användningsfall och interna ambassadörer har varit viktiga nycklar till framgång. 

”Införandet är klart – nu handlar det om att hitta alla vinster. Vi har etablerat en utvecklingsgrupp för att driva digitala arbetssätt vidare.”
–Anna Cavrak 

Fokus framåt: 

• Driva ännu högre volymer i de flöden som ger mest effekt.
• Optimera och effektivisera schemaläggning baserat på faktisk efterfrågan.
• Bredda till fler användningsområden, t.ex kariesuppföljning (kostdagbok), bettfysiologi, frisktandvårdskunder och digitala inskolningssamtal för tandvårdsrädda barn. 
• Vidareutveckla arbetsmetodik i chatt för att bibehålla goda betyg och effektiva kontakter. 
• Driva intern kunskapsdelning via en utvecklingsgrupp där medarbetare formar nästa generation digitala flöden.

Resultat två år efter driftsättning:

• 90% av 1-årssamtalen sker digitalt

• 30% av informations-samtalen om tandreglering är digitala

• Genomsnittlig svarstid:
  8 minuter 

• Förväntad frigjord stolstid på klinikerna:
  > 20 arbetsveckor per år

• Patientnöjdhet: Betyg 4,4 av 5

Redo att ta nästa steg? 

Vill du veta mer om hur digitala flöden kan frigöra tid, öka tillgängligheten och skapa mer förutsägbara arbetssätt i tandvården? Hör av dig så delar vi gärna erfarenheter, arbetssätt och lärdomar från införandet.

Om Folktandvården Halland 

Folktandvården Halland har 19 allmäntandvårdskliniker och 4 tandregleringskliniker, med totalt cirka 370 medarbetare. Tillsammans ansvarar de för tandvården för cirka 125 000 invånare i regionen.