Medtanken/Kvarterskliniken
”Den största vinsten är minskad stress” Medtanken om NoteAssist

3–5 minuter sparade per journalanteckning

Med Platform24:s AI-assistent NoteAssist sparar personalen mellan 3 och 5 minuter per journalanteckning. Varje sparad minut är värdefull, men vinsten handlar inte bara om tid. En minst lika viktig effekt är den minskade administrativa belastningen och en bättre arbetsmiljö.

Peter Skenk är psykolog och verksamhetsutvecklare för psykisk hälsa på Medtanken. Tillsammans med sina kollegor möter han patienter med psykisk ohälsa i primärvården. Många har sökt hjälp tidigare utan att hitta rätt, medan andra har dragit sig för att söka vård och väntat länge innan de tagit kontakt. För patienter med psykiska besvär är det ofta viktigt att snabbt få rätt stöd och hjälp för att nå bra behandlingsresultat och minskat lidande. Ett viktigt mål för verksamheten är därför att minska tiden som läggs på administration och frigöra kapacitet för insatser som skapar störst värde för patienterna. NoteAssist är en del i det arbetet: genom att effektivisera dokumentationen kan vårdens begränsade resurser användas där de gör störst nytta.

För Peter Skenk är påverkan på arbetsmiljön en av de viktigaste effekterna:

”Jag skulle säga att den största vinsten med NoteAssist är hur det påverkar arbetsmiljön, framför allt genom att minska den upplevda stressen hos medarbetarna”, säger Peter Skenk.

Från 3 timmar till en

Skillnaden med verktyget märks som tydligast i de mest tidskrävande ärendena. De som använder NoteAssist skapar i genomsnitt sex till sju anteckningar per dag. Även om tidsbesparingen är mest påtaglig vid långa besök kan verktyget skapa stort värde även vid kortare återbesök:

”Vi hanterar mycket information vid våra första besök med patienterna, det är mycket vi behöver fånga upp och dokumentera. Men jag tror att vi kan vinna mycket på att även köra NoteAssist på kortare återbesök. Anteckningen blir mer komplett med NoteAssist, även i de fall jag inte alltid vinner så mycket i tid.”

Även patienterna uppskattar det nya verktyget

Det är välkänt att patienter ofta har svårt att minnas all information som förmedlas under ett vårdbesök. NoteAssist kan även här medföra stor skillnad genom att patienten får en lättillgänglig sammanfattning av besöket: 

”Det här är helt fantastiskt, jag kan få med mig en sammanfattning efter vårt besök direkt, på ett enkelt språk som jag kan förstå.”

Peter ser också möjligheter att utveckla funktionen vidare, till exempel genom att låta AI sammanfatta en hel behandlingsperiod och på ett strukturerat sätt formulera planen för patientens fortsatta arbete och långsiktiga mående. 

NoteAssist i siffror

• 7 100 patientbesök där NoteAssist har använts hittills i år
• 3–5 minuter sparade per journalanteckning
• 8 minuter i mediantid till signerad journal med NoteAssist, jämfört med 16 minuter utan
• 7–9 av 10 i betyg från användarna

Siffror avser de delar av Medtanken där NoteAssist används.

Ett integrerat verktyg

Men NoteAssist är mer än en transkriberingstjänst. Eftersom verktyget är integrerat i Platform24:s vårdplattform kan journalutkastet även ta in relevant information som redan finns i patientens aktuella vårdärende, exempelvis svar från formulär och chatt. Informationen vägs samman med det som framkommer under samtalet och struktureras enligt verksamhetens egna journalmallar.

Genom integration med journalsystemet kan anteckningen sedan föras vidare till journalen. Vårdpersonalen granskar innehållet och ansvarar för anteckningen innan den signeras.

Känslig vårdinformation

När AI används i vården är säker hantering av patientdata en grundförutsättning. Platform24 är certifierat enligt ISO 27001 för informationssäkerhet och hanterar data i enlighet med GDPR. Innan information skickas vidare för AI-bearbetning anonymiseras all patientdata.

Utvecklas tillsammans med vården

Bakom resultaten ligger ett drygt år av nära samarbete mellan Medtanken och leverantören Platform24. Platform24 byggde först den tekniska infrastrukturen och anpassade hur informationen struktureras till Medtankens journalmallar. Därefter har de båda teamen tillsammans finslipat instruktionerna till AI-systemet utifrån hur vårdpersonalen faktiskt arbetar i vardagen. För Peter Skenk är just möjligheten att kontinuerligt förbättra verktyget en viktig del i utvecklingen:

”Det finns givetvis saker som behöver vidareutvecklas med NoteAssist och vi ger Platform24 feedback löpande”, säger Skenk.

Mindre administration ger ökad kapacitet

För Medtanken ligger värdet med NoteAssist inte bara i att journalanteckningen blir klar snabbare. När dokumentationen tar mindre tid och kraft frigörs viktig kapacitet i verksamheten som i sin tur ger bättre förutsättningar för allt från teamarbete och remisshantering till behandling och återkoppling till patienter. Effektivare dokumentation kan få stor betydelse för verksamheten, långt utanför själva journalanteckningen.